Para hacer posible todo esto, se debe considerar que el espacio influye de manera directa. Ahí no solo hablamos de la decoración y accesorios que complementan una oficina si no, además, de los espacios y superficies donde se realizan las tareas. Tener todos los puestos de trabajo sectorizados y excesivamente cerrados con divisiones que no permitan que las ideas fluyan de persona a persona es contraproducente para lograr que el ingenio vaya enriqueciéndose entre los trabajadores. Por eso, el mobiliario base, como los escritorios, deben tener el espacio suficiente para que el grupo de personas pueda sentarse cómodamente a desarrollar sus actividades, tanto de forma grupal como de forma individual cuando sea necesario, otorgando con esto espacios de trabajo cómodos y funcionales.

Las medidas mínimas que se deben tener en cuenta para hacer un trabajo individual de forma cómoda por parte de un usuario promedio son 120cm de ancho por 60cm de profundidad. Para trabajos colaborativos el espacio de la cubierta para cada individuo debería ser de 140cm por 70cm de profundidad. Y deben estar entre los 70 y 74 centímetros de altura.

El trabajador actual contempla en su pack de herramientas celulares, laptops, tablets y diversos elementos electrónicos, además de cuadernos, carpetas, impresiones, etc. Lo idóneo es que cada objeto pueda estar situado en la cubierta de forma que no provoque problemas de espacio y que no existan choque con cables, cargadores o cualquier elemento que genere una molestia para desarrollar el trabajo. Si el mobiliario contempla pasacables, mucho mejor pues se maximiza el espacio útil de cubierta y se evitan accidentes.

Para espacios de trabajo grupales, lo mejor son las estaciones de trabajo frontales, también conocidas como estaciones bench y estaciones de trabajo laterales. Estas permiten que exista un espacio de trabajo tanto individual, definido por el porte de cada cubierta o complementos delimitadores y al mismo tiempo permite que el trabajo pueda realizarse en conjunto con el resto del equipo.

Para aquellos lugares que son utilizados por diferentes empresas durante el día y no existe un control o un equipo fijo en un solo lugar, la opción de almacenamiento siempre se vuelve un tema complicado.

La mejor solución en estos casos son muebles de almacenamiento con cerradura, asumiendo que no es el caso de una oficina arrendada por horas. De serlo, considerar mobiliario con espacios de almacenamiento abierto es una gran idea para mantener las cosas ordenadas por el tiempo que se necesiten y una forma de dejar las cosas a la vista para que no se nos olvide ningún documento.

De todas formas, cada vez es mayor la cantidad de empresas que trabajan con menos papel y más con documentos virtuales que almacenan en nubes online, por lo que casilleros para las pertenencias personales es probablemente lo más necesario.

Los asientos pasan por un cuestionamiento muy similar, sin embargo, la opción de una silla ergonómica que contemple sistema sincrónico, altura de asiento, espaldar y apoya brazos regulable son las cuatro principales características que cualquier asiento debería tener, asegurando que podrá ser útil a cualquier usuario. Hay que fijarse también en la calidad del tapizado, malla y base para asegurar una buena vida útil, a pesar de su uso prolongado.

¿Y sobre la privacidad?

Abusar de los espacios abiertos tampoco es una buena opción. Existen trabajos o tareas que se hacen de mejor forma cuando existe delimitación de ciertos espacios. También hay personas que se sienten más cómodos en su lugar de trabajo si no están demasiado expuestas acústica o visualmente.

Si es necesario crear delimitaciones de trabajo siempre es buena opción pensar en paneles divisores de vidrio, los cuales pueden otorgar mayor privacidad sin restar amplitud al espacio. Se pueden considerar tanto como una opción para paredes como para las cubiertas de los escritorios. Un panel de 30cm de altura sobre cubierta generará una buena delimitación tanto visual como de espacio personal sin disminuir el flujo de ideas y de las conversaciones.

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