Cómo especificar mobiliario de oficina en una licitación o en bases técnicas

Unas bases técnicas de mobiliario se escriben con datos que el evaluador pueda medir o leer en una ficha, nunca con adjetivos. Si tienes que priorizar, asegura cinco cosas: medidas con tolerancia, ajustes mínimos de las sillas, certificación con su documento, garantía por familia de producto y plazo desglosado por etapa. Lo que no queda escrito en las bases no se puede exigir después, y en una licitación gana la oferta que cumple lo escrito, no la que el comprador tenía en mente.

¿Por qué las bases técnicas deciden el resultado?

Porque son el único momento en que el comprador define la calidad; después solo puede verificar. Si las bases dicen «silla ergonómica», la oferta ganadora será la silla más barata que alguien llame ergonómica. Si dicen «escritorio de 140 × 70 cm» sin tolerancia, un oferente con 139 cm queda fuera y otro con un tablero más delgado entra.

Esta guía sirve a quien redacta bases para una empresa, una institución o un estudio de arquitectura, y a quien evalúa las ofertas. Está escrita desde el lado del proveedor: son los vacíos que vemos repetirse al cotizar.

¿Qué medidas y tolerancias hay que escribir?

• Medidas nominales de cada pieza (largo, profundidad y altura) con una tolerancia explícita, por ejemplo ± 2 cm. Sin tolerancia, cualquier diferencia termina en rechazo o en disputa.
• Espesor y material de la cubierta. Un tablero de 18 mm y uno de 25 mm no son el mismo producto aunque midan igual por fuera. Como referencia, las cubiertas del catálogo de Dunati son de MDF de 25 mm con laminado decorativo de alta presión.
• Estructura: material, calibre y terminación (acero de 1,5 mm, aluminio de 2 mm o placa de acero de 8 mm, con pintura electroestática, por ejemplo).
• Alturas: 75 cm en escritorios fijos; en elevables, el rango completo, la cantidad de motores y la carga (la serie Lift, por ejemplo, tiene dos motores y tres etapas, va de 65 a 125 cm y soporta 125 kg).
• Recepciones y almacenamiento a medida: las medidas del plano. Y una condición que conviene agregar: que el adjudicado rectifique medidas en terreno antes de fabricar. En proyectos, Dunati puede hacer esa visita técnica para revisar medidas, colores y detalles finales.

¿Qué ajustes mínimos pedir en una silla?

Una silla para jornada completa se especifica por sus ajustes. Esta tabla sirve para copiarla a las bases y ajustarla al puesto:

Separa la especificación por tipo de puesto (operativo, ejecutivo, gerencial, cajero, visita y multipropósito) y pide un modelo por tipo. Una sola silla para todos los puestos encarece los operativos o deja cortos a los de jornada larga.

¿Qué dice la normativa chilena y qué pide la mutualidad?

Hay dos referencias públicas que conviene citar como marco:

• El Decreto Supremo 594 del Ministerio de Salud, que fija las condiciones sanitarias y ambientales básicas en los lugares de trabajo.
• La Ley 16.744, sobre accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, cuyo seguro administran las mutualidades. Ellas asesoran a las empresas afiliadas en prevención de riesgos, incluida la ergonomía de los puestos.

Lo que cada mutualidad pide se expresa en sus propias pautas. Por eso el consejo es concreto: pide la pauta a la mutualidad del mandante antes de redactar y tradúcela a requisitos verificables (ajustes, medidas, materiales). Un oferente serio responde punto por punto con la ficha técnica; un adjetivo no se puede revisar. La interpretación para un caso concreto corresponde al prevencionista de riesgos o a la mutualidad.

¿Qué certificaciones exigir y cómo pedirlas?

• Sillas: la referencia habitual es ANSI/BIFMA X5.1. Pide que cada oferente indique, modelo por modelo, qué certificación declara y con qué documento la respalda. En el catálogo de Dunati, la declaran según su ficha técnica las sillas Axis, Amara, Aquila, Eros, Grace, Midas y Cooper, entre otras.
• Cabinas acústicas: el aislamiento con su norma de medición. Las cabinas Zenpod declaran ISO 23351-1:2020 e ISO 3382-2 en su ficha.
• Capacidad de carga: el dato por modelo y su fuente. No lo dejes como «uso intensivo». Como referencia, las sillas de Dunati tienen un peso máximo de uso de 120 kg.

Antes de publicar, verifica que la certificación que exiges exista en el mercado chileno para el tipo de producto. Si nadie la acredita, la licitación queda sin ofertas válidas y hay que volver a empezar.

¿Qué garantía y repuestos pedir?

Pide la garantía por familia de producto, en años y por escrito, y el procedimiento para hacerla valer. Como referencia, esta es la de Dunati:

La garantía legal de la ley 19.496 corre aparte. En Dunati el reclamo se hace a info@dunati.com con el número de pedido; los técnicos validan la falla con fotos y antecedentes, y un ejecutivo confirma el procedimiento antes de mover el producto.

En repuestos, escribe qué componentes debe reponer el adjudicado (pistón, ruedas, brazos, mecanismo, tapiz; motor y controlador en elevables) y pide continuidad de línea para poder ampliar con el mismo modelo, laminado y tapiz. Dunati mantiene repuestos de las sillas que arma en Chile (apoyabrazos, mecanismos, respaldos, bases y ruedas, por ejemplo para Axis, Grace, Cooper y Aquila), así que después de la garantía se cambia la pieza y no la silla.

¿Qué pedir sobre plazo, entrega e instalación?

Exige el plazo desglosado por etapa (fabricación, importación, despacho e instalación) y no un total, porque un total esconde la importación. Como referencia, estos son los plazos de Dunati; el plazo firme va en cada cotización:

Colores especiales y chapas de madera alargan el plazo. Por eso conviene que las bases fijen fechas por etapa y no un único hito.

Además del plazo:

• Instalación del mobiliario incluida: armado, nivelación y conexión de la electrificación del mobiliario. Dunati conecta la electrificación a los puntos que deja la constructora; las instalaciones eléctricas y de datos las hace el electricista del mandante.
• Condiciones del edificio: horarios de ascensor, acceso de carga y retiro del embalaje, para que todos coticen lo mismo. En edificios corporativos, Dunati coordina esos tres puntos con la administración.
• Regiones: si el destino está fuera de Santiago, pide despacho e instalación en destino con plazo y costo separados. Dunati despacha e instala en regiones, y el traslado se cotiza caso a caso.
• Condiciones de pago: escríbelas en las bases. En proyectos, lo habitual en Dunati es 50 % de anticipo y el saldo antes de la entrega; las empresas pueden pedir orden de compra a 30 días, sujeta a aprobación.

¿Qué documentos debe adjuntar el oferente?

• Ficha técnica de cada modelo, con medidas, materiales y ajustes.
• Bloques y modelos para integrar el mobiliario al proyecto. Dunati entrega bloques DWG/DXF, modelos 3D en OBJ, 3DS y SketchUp y un plugin para pCon.planner; si tus bases piden otro formato, pregúntalo antes de publicar.
• Muestras físicas de laminados, tapices y mallas.
• Una silla de muestra cuando el volumen lo justifica. Probarla con el equipo antes de adjudicar evita comprar en volumen un modelo que nadie quiere usar. Dunati presta sillas a empresas para evaluarlas; se coordina con el asesor.
• Origen de cada componente. Dunati fabrica en Chile las cubiertas, el almacenamiento en melamina y los muebles a medida; las estructuras metálicas son importadas y las sillas se arman en Chile con componentes importados.

¿Qué errores son frecuentes en bases técnicas de mobiliario?

1. Copiar la ficha de un modelo como especificación: deja fuera a todos los demás y suele ser impugnable.
2. Exigir una certificación sin pedir el documento del modelo ofertado.
3. No pedir la pauta de la mutualidad y descubrir después de la entrega que las sillas no la cumplen.
4. Olvidar la instalación, el embalaje y las condiciones del edificio, que después hacen incomparables las ofertas.
5. No pedir muestras antes de adjudicar un volumen grande.

¿Qué debe exigir una licitación de sillas de oficina para cumplir con la mutualidad?

Lo que la mutualidad del mandante pida en su pauta, traducido a requisitos verificables: ajustes mínimos, medidas, materiales y la certificación del modelo con su documento. La pauta se pide antes de redactar.

¿Qué certificación pedir para sillas de oficina?

ANSI/BIFMA X5.1 es la referencia habitual. Pide que cada oferente la declare por modelo y adjunte el respaldo.

¿Cómo se especifica un escritorio para que las ofertas sean comparables?

Con medidas y tolerancia, espesor y material de la cubierta, material y calibre de la estructura, altura (o rango, si es elevable) y electrificación.

¿Qué garantía es razonable pedir?

Una por familia de producto y por escrito. Dunati da 3 años en sillas, 5 en escritorios, almacenamiento, mesas y recepciones, y 3 en sofás, sillones, poltronas, pufs y cabinas.

¿Cuánto plazo dar para la entrega?

Depende del tamaño y del origen. Como referencia, un proyecto de unos 20 puestos con laminados de línea parte en 10 días hábiles de fabricación, y lo importado ronda los 85 días hábiles. Fija el plazo por etapa.

¿Con qué datos cotiza Dunati?

Con la razón social Dunati Chile SpA, RUT 76.515.462-6, y entrega fichas técnicas, bloques y muestras. Contacto: info@dunati.com y +56 9 8583 5709.

¿Quién hace las instalaciones eléctricas de los puestos?

El electricista del mandante o de la constructora. Dunati conecta la electrificación del mobiliario a los puntos que deja la constructora.