Come gli agenti IA stanno cambiando i layout degli uffici

Gli agenti IA non sono più una promessa: secondo l’indice delle tendenze del lavoro di Microsoft, il numero di agenti attivi nelle aziende è aumentato di quindici volte in un anno (2026) e 8 leader su 10 si aspettano di integrarli nelle loro attività. Quando parte del lavoro individuale viene svolto da un agente, la domanda non è più quante scrivanie possono stare sul pavimento. È un'altra: perché la gente viene in ufficio.

La risposta si vede nei metri quadrati. Secondo lo studio globale CBRE, lo spazio individuale è passato dal 56% degli uffici nel 2021 al 35% nel 2025, mentre lo spazio per riunioni è più che raddoppiato nello stesso periodo. L’ufficio è riorganizzato attorno a ciò che l’intelligenza artificiale non può fare: conversare, decidere, apprendere e appartenere.

In Cile quel movimento si interseca con qualcosa di proprio. La giornata lavorativa è scesa a 42 ore nell’aprile 2026 ed è ancora in procinto di raggiungere 40 nel 2028, mentre gli uffici vacanti a Santiago hanno raggiunto il livello più basso degli ultimi cinque anni. Meno ore e più persone che tornano in ufficio significano solo una cosa: ogni ora in presenza deve valere di più.

Cosa cambia quando il lavoro viene condiviso con gli agenti AI?

Il lavoro sullo schermo individuale, la scrittura, l'organizzazione dei dati, la preparazione di una prima bozza, è proprio ciò che gli agenti stanno assorbendo. Microsoft ha misurato nel 2026 che il 58% di coloro che utilizzano l’intelligenza artificiale producono lavori che non sarebbero stati in grado di svolgere un anno prima e che le competenze più apprezzate sono diventate quella di rivedere con giudizio ciò che l’intelligenza artificiale offre e di pensarci in modo critico.

Ciò cambia il significato del desktop. Se l'agente fa la bozza da qualsiasi luogo, ciò che giustifica la venuta in ufficio è ciò che accade tra le persone: rivedere insieme, decidere, coordinare, insegnare. Lo spazio deve essere allestito per queste attività, non per file di bancarelle che vengono utilizzate metà del tempo.

Quanto spazio individuale sta scomparendo?

I numeri del CBRE parlano chiaro: i posti assegnati sono scesi dall’83% delle aziende nel 2021 al 55% nel 2025, e gli schemi di hot desking sono triplicati, dal 12% al 36%. Allo stesso tempo, gli spazi per riunioni e servizi sono cresciuti del 120% dal 2021 e l’occupazione effettiva degli uffici è aumentata dal 38% al 53% in un anno.

In pratica, ciò si traduce in meno scrivanie per persona e in una maggiore varietà di spazi. E porta con sé un requisito che spesso viene dimenticato: se nessuno ha un posto fisso, ognuno ha bisogno di un posto dove riporre le proprie cose. L'armadietto smette di essere un accessorio e diventa l'elemento che rende praticabile l'intero progetto.

Quali nuovi spazi stanno apparendo?

Steelcase, uno dei leader mondiali nella ricerca sugli spazi di lavoro, ha identificato nel 2026 tre tipologie di spazio che l'intelligenza artificiale sta spingendo: luoghi con privacy acustica per lavorare con l'intelligenza artificiale tramite voce ed effettuare videochiamate senza disturbare, stanze di gruppo in cui l'intelligenza artificiale partecipa su uno schermo come un altro membro e spazi di recupero per riposarsi dal ritmo che tutto ciò impone.

I dati parlano di ciò che le persone già chiedono: nell'indagine globale di Gensler, rumore e mancanza di privacy sono le principali lamentele di chi lavora negli open office. Le cabine acustiche, le stanzette e le aree pausa non sono una moda: sono la risposta diretta a quella affermazione.

Cosa significa questo in Cile, con la giornata di 42 ore?

La legge 21.561 ha ridotto la giornata lavorativa a 44 ore nell’aprile 2024 e a 42 nell’aprile 2026, e arriverà a 40 nel 2028. Allo stesso tempo, le indagini locali mostrano lavoro ibrido consolidato e presenza in aumento, e il mercato degli uffici di Santiago ha chiuso la prima metà del 2026 con posti vacanti di classe A all’8,1%, il quarto calo consecutivo.

La combinazione è impegnativa: giornate più brevi, uffici più pieni. Comprimere lo stesso lavoro in meno ore richiede spazi performanti, riunioni che iniziano puntualmente in una stanza delle giuste dimensioni, luoghi in cui concentrarsi senza cuffie e pause che ti facciano davvero recuperare. Lo spazio smette di essere un costo fisso e diventa uno strumento di produttività.

Come si traduce questo nei mobili?

Innanzitutto, meno postazioni fisse e più attrezzate: postazioni condivise con regolazioni rapide, così che ognuno possa aggiustare la posizione in pochi secondi, e armadietti per avere la scrivania libera a fine giornata.

In secondo luogo, riunioni di dimensioni reali: la maggior parte delle riunioni prevede da due a quattro persone e una cabina riunioni o una piccola stanza le risolvono meglio della grande stanza che è sempre occupata. Terzo, la privacy acustica: cabine individuali per chiamate e videochiamate, installate senza intervenire nell'edificio. E quarta, la pausa vera e propria: divani e zone informali che segnano un cambio di passo, lontano dalle posizioni di concentrazione.

Da dove cominciare se il tuo ufficio fosse stato pianificato per il 2019?

Non è necessario cambiare tutto in una volta. La prima cosa è misurare come viene utilizzato oggi lo spazio: quali stanze sono combattute, quali posti sono vuoti, dove si radunano davvero le persone. Con quella foto la ristrutturazione si può fare per tappe, cominciando da quello che fa più male, che è quasi sempre la mancanza di stanzette e di posti dove parlare tranquillamente.

In Dunati produciamo mobili per ufficio e aiutiamo a progettare lo spazio di lavoro: postazioni, stanze, cabine acustiche e aree relax, con consegna e installazione a Santiago e regioni. Se stai ripensando il tuo ufficio per questa nuova fase, il nostro team è disponibile per parlare del tuo progetto.